یک تصویر مشترک از سازمان.
شرکت نمونه در زمینه توزیع فعالیت میکند. شناخت مشتری، هماهنگی تأمین و تحویل بهموقع، سه بخش بههمپیوسته مدل کار آن هستند.
تا مصوبهٔ جلسه در صورتجلسه نماند. کرسی جلسات، اسناد و پروندههای سازمان را به هم وصل میکند، دلیل هر تصمیم را کنار خودش نگه میدارد و نشان میدهد پیگیری هر اقدام با کیست.
امروز یک جلسه داری و دو تصمیم منتظر نظر توست.
بیشتر سازمانها کمبود سند و جلسه ندارند. آنچه کم است، پیوند میان آنهاست: اینکه چه تصمیمی، به چه دلیلی و با چه مسئولی گرفته شد و کار به کجا رسید.
صورتجلسه در یک پوشه، گزارش در ایمیل و پیگیری در پیامرسان است.
پیامد: برای فهم وضعیت یک موضوع، باید از چند نفر پرسید.خود تصمیم ثبت میشود، اما گزینهها و شواهدی که پشت آن بود نه.
پیامد: چند ماه بعد، همان بحث از نو شروع میشود.مصوبه در جلسه گفته میشود، بیآنکه مالک و موعد مشخص داشته باشد.
پیامد: بخشی از هر جلسه صرف این میشود که کار به کجا رسید.تجربهٔ یک پروژه یا یک مدیر، بیشتر در ذهن خود او میماند.
پیامد: با جابهجایی افراد، سازمان دوباره همان درسها را یاد میگیرد.کرسی لایهای برای شناخت، تصمیم و پیگیری است؛ اطلاعات پراکنده را در ارتباط با موضوعها، افراد، منابع و تصمیمها نگه میدارد تا کار سازمان به حافظهٔ چند نفر وابسته نماند. کرسی تحلیل میکند و پیشنهاد میدهد؛ تصمیم رسمی با مرجع انسانی مجاز است.
واژههای کرسی، به زبان سادهبدانید هر موضوع کجاست و قدم بعد با کیست.
تصمیم با گزینهها، شواهد و مرجع روشن.
تجربه و زمینه، قابل بازبینی در طول زمان.
منابع، موضوعها و نقشها را در کنار هم ببینید.
به منبع هر برداشت برگردید و زمینهاش را مرور کنید.
دانش را از یک فرد یا یک جلسه فراتر ببرید.
یک سناریوی فرضی را دنبال کنید: انتخاب تأمینکنندهٔ دوم، از جلسهٔ کمیته تا پرونده، تصمیم، اقدامها و حافظه.
کاوش در محصول کرسیکمیته دو گزینهٔ تأمین را مرور کرد. تصمیم نهایی به پس از نتیجهٔ آزمون کیفیت موکول شد. برآورد هزینهٔ تقسیم سفارش به واحد مالی سپرده شد و ظرفیت فصل اوج بهعنوان ریسک ثبت شد.
کرسی جلسه را پیاده و تحلیل میکند و تصمیمها و وظیفههای پیشنهادی را با مسئول و موعد نشان میدهد. پس از بازبینی شما، به پروندهٔ درست وصل میشوند.
منابع، اقدامها، موانع و قدم بعدی کنار هم. خلاصهٔ وضعیت از همهٔ منابع پرونده ساخته میشود؛ نه از حافظهٔ یک نفر.
گزینهها کنار هم، شواهد پشتیبان و ناقض جدا، و مسیر تصمیم از صورتبندی و ارزیابی تا ثبت تصمیم، اجرا و پیامد. پیشنهاد با دستیار است؛ تصمیم رسمی با مرجع انسانی مجاز.
از آنچه سازمان به یاد دارد پاسخ میدهد، ناسازگاریها را نشان میدهد و قدم بعد را پیشنهاد میکند؛ در محدودهٔ دسترسی هر نفر.
آدمها، موضوعها، تصمیمها و رابطههایشان با منبع در حافظهٔ سازمان میمانند؛ وقتی موضوعی دوباره مطرح میشود، تیم از سابقه شروع میکند، نه از صفر.
سامانههای فعلی هر کدام کار خودشان را میکنند. کرسی روی پیوند میان آنها کار میکند: موضوع، دلیل تصمیم، شواهد و قدم بعد. برای بعضی سامانهها مثل Microsoft Exchange و حسابفا افزونهٔ آماده هست؛ اتصال به بقیه در ارزیابی فنی تعیین میشود.
منبعپذیری، دسترسی و اختیار انسانیجایی که تصمیمهای سنگین از هیئتمدیره، مدیرعامل یا کمیتههای اصلی میگذرد، کرسی مسیر هر تصمیم را از صورتبندی و شواهد تا مصوبه و پیگیری اجرا نگه میدارد.
کرسی برای هیئتمدیره و مدیرعاملهمکاری با یک گفتوگوی کوتاه درباره مسئلهٔ سازمان شروع میشود. بعد دامنه را با هم تعریف میکنیم و کرسی را بر پایهٔ شناخت واقعیت سازمان شما مستقر میکنیم.
مسیر استقرار را ببینیدتحلیل اسناد، مصاحبه با افراد و اعتبارسنجی برداشتها؛ برای رسیدن به تصویری مشترک از سازمان.
خروجی: ویکی سازمانتنظیم نقشها، دسترسیها و جریانهای منتخب؛ شروع استفاده تیمها در محیط واقعی کار.
خروجی: کرسی در جریان کاربازبینی تجربه تیم، بهروزکردن شناخت و اصلاح جریانها بر اساس آنچه در عمل یاد میگیریم.
خروجی: بهبود مستمرویکی سازمان، خروجی ملموس دورهٔ شناخت است؛ روایتی ساختاریافته از نقشها، جریان کار و منطق تصمیم، همراه با منابع.
داخل ویکی سازمانشرکت نمونه در زمینه توزیع فعالیت میکند. شناخت مشتری، هماهنگی تأمین و تحویل بهموقع، سه بخش بههمپیوسته مدل کار آن هستند.
هر سازمان منطق خودش را دارد. از سرعت تغییر در تجارت الکترونیک تا پیوستگی عملیات در صنایع فرایندی.
سازمانهای نسل بعد، فقط ابزارهای هوشمند بیشتری ندارند؛ برای همکاری انسانها و عاملها، زمینهای مشترک میسازند.
امروز میتوان دستیار هوش مصنوعی سازمان را با همان دسترسیهای هر کاربر به کرسی وصل کرد. چشمانداز کرسی، بستر شناخت مشترک برای تیم شما، عاملهای خود کرسی و دیگر عاملهای سازمان است.
سازمان آماده AIاز ویکی تا مدل دیجیتال سازماناز یک مسئله و جریان کار مشخص که برای سازمان مهم است. در گفتوگوی اولیه، افراد درگیر، منابع موجود و دامنه مناسب شروع را بررسی میکنیم.
خروجی اصلی ویکی سازمان است: روایتی قابل مرور از مدل کار، نقشها، تصمیمها و منابع. فصلها متناسب با سازمان طراحی و با افراد مسئول بازبینی میشوند.
تحلیل اسناد، مصاحبه و تطبیق روایتها به مشارکت افراد و دسترسی به منابع نیاز دارد. اندازه سازمان، تنوع واحدها و عمق بررسی بر زمان این مرحله اثر میگذارند. این زمان مربوط به دورهٔ شناخت است و شرط دمو یا گفتوگوی اولیه نیست.
دامنه شروع میتواند یک تیم، پرونده یا جریان کار باشد. پس از استفاده و ارزیابی، درباره گسترش به سایر بخشها تصمیم میگیریم.
در گفتوگوی اول، مسئله و زمینهٔ سازمان را میشنویم. اگر کرسی برای آن مناسب بود، دمو را با تمرکز بر همان مسئله پیش میبریم.