یک دستور کوتاه، چند پرسش پنهان
فرض کنیم از یک عامل می‌خواهیم گزارش آمادگی مرکز توزیع را تهیه کند. «آماده» دقیقاً یعنی چه؟ تأیید تجهیزات با چه کسی است؟ آخرین وضعیت نیروی انسانی کجا ثبت می‌شود؟ اگر اطلاعات دو واحد متفاوت بود، عامل باید به کدام نقش ارجاع دهد؟
این‌ها بخشی از شناخت سازمان‌اند. بدون آن‌ها، یک پاسخ مرتب هم ممکن است برای تصمیم مدیریتی کافی نباشد.
شناخت مشترک، اختیار مشخص
مدیر، تیم اجرایی و عامل می‌توانند از تعریف مشترکی برای یک وضعیت استفاده کنند. هر کدام دسترسی و اختیار متناسب با مسئولیت خود دارند. عامل ممکن است پیش‌نویس تهیه کند، مسئول پروژه آن را بررسی کند و مدیر مربوط اعلام رسمی را تأیید کند.
از یک کار مشخص آغاز کنیم
یک کار انتخاب کنید: تهیه گزارش، مرور تعهدات یا پیدا کردن سابقه تصمیم. سپس ورودی، خروجی مطلوب، مالک انسانی و شرایط توقف را بنویسید.
ممکن است برای تهیه یک پیش‌نویس آماده باشید، ولی برای تغییر خودکار اطلاعات سامانه عملیاتی به بررسی بیشتری نیاز داشته باشید. آمادگی را در دامنه همان کار بسنجید.
برگه آغاز همکاری
برای اولین کار، چهار خانه را پر کنید: نتیجه مورد انتظار، منابع معتبر، مسئول تأیید و موارد ارجاع. اگر یکی از خانه‌ها مبهم است، آن ابهام بخشی از برنامه آمادگی شماست.